Te veel kontrakte… Te min tyd?

Dikwels ontstaan die indruk dat sodra ek op die stippellyn geteken het kan ek die kontrak stoor en eers weer uithaal as probleme opduik. Hierdie benadering is ‘n vingerwysing aan die tekort in erkenning van kontrakbestuur as ‘n belangrike bestuursinstrument vir meeste besighede. Dit word dikwels gesien as ‘n dissipline wat slegs toepassing vind by die grootste van maatskappye en dus van min waarde vir ander besighede is. Gevolglik het meeste besighede beperkte kapasiteit om die groeiende volume kontrakte wat deur hulle gesluit word te bestuur. Verder impliseer dit dat organisasies sukkel om die regsimplikasies van die kontrakte wat deur hulle gesluit word te verstaan en kan daar geen stappe geneem word om die risikos te verbeter nie. Hulle is net in staat om reaktief op te tree ten opsigte van kontraktuele aangeleenthede wat ontstaan en kan daar geensins proaktief opgetree word om riskos te verbeter nie.

Swak kontrakbestuur lei ook tot onbewustheid van aanverwante aanspreeklikheid wat deur jou besigheid aanvaar word, onkunde oor die prestasie van jou kontrakteurs, en in die algemeen ‘n gebrek aan kapasiteit om die effektiwiteit van kontrakte wat gesluit word te meet. Bestuursbesluite word dus nie gerugsteun deur data wat vergelyking moontlik maak nie, wat weer kan lei to swak kontraktering, geldelike verliese en selfs reputasie skade.

Maar wat kan ‘n besigheid doen om sy kontrakte meer effektief te bestuur?

Die eerste stap is om te erken dat ‘n kontrak nie klaar is sodra dit geteken is nie. In realiteit is dit maar die begin van die bestuursproses in wat dikwels beskryf word as die lewensiklus van ‘n kontrak. Hierdie siklus sluit gewoonlik die ondertekening, implementering, monitering, wysiging, hernuwing en terminasie van die kontrak in. Elke stap is belangrik en ‘n besigheid moet weet in welke fase van die lewensiklus elke kontrak is ten einde die verskillende risikos gekoppel aan elke fase te bestuur.

Die tweede stap is om te verseker dat sekere kern take uitgevoer word ten opsigte van elke kontrak. Hierdie take sluit in:

    • Allokeer verantwoordelikheid vir hierdie kontrakte aan ‘n persoon(e).
    • Identifiseer die mees belangrikste/hoë risiko items in elke kontrak en fokus op die bestuur van daardie items.
    • Identifiseer belangrike datums en mylpale in ‘n kontrak en sluit hierdie in jou dagboek in.
    • Kyk na die mees belangrikste verpligtinge (die ander party en/of joune) en monitor hulle deur terugvoer van personeel en ander maniere.
    • Wees versigtig vir kontrakte wat outomaties verval of hernu. Bestuur hierdie belangrike datums deur vroegtydig hierdie kontrakte te hersien voordat hulle verval of hernu.
    • Hou skriftelik boek van veranderinge en wysigings tot die kontrak en maak sekere dat alle veranderinge onderhandel word.
    • Hersien periodiek jou standaard kontrakte ten einde te verseker dat hulle steeds gepas en op datum met huidige wetgewing is.
    • Hoe kan ek verseker dat my kontrakbestuur effektief bly?

Om te verseker dat ‘n kontrak effektief bestuur en kern verpligtinge uitgevoer word, moet een of ander stelsel in plek geplaas word. In meeste organisasies is kontrakbestuur ‘n papiergebaseerde proses met kontrakte wat in harde kopieë en in leêrs organiseer word en belangrike inligting wat dikwels slegs in die geheue van ‘n persoon of op ‘n persoonlike dokument leef. Verlies van die persoon beteken dus dikwels verlies van hierdie opgeboude kennis, met potensiële katastrofiese gevolge vir die organisasie.

Met die ontwikkeling van inligtingstegnologie raak meer en meer besighede bewus van die voordele van ‘n sentrale elektroniese stoorplek vir hulle kontrakte en die meer tegnologies gevorderde besighede ondersoek selfs die gebruik van geoutomatiseerde kontrakbestuurstelsels wat gebruik kan word om belangrike kontrak data te stoor. Indien korrek aangewend, kan hierdie stelsels groot waarde toevoeg tot ‘n organisasie en help orde te skep rondom die ‘chaos’ wat dikwels gepaard gaan met ‘n papiergebaseerde stelsel. Hierdie stelsels laat ook bestuurders toe om ‘n oorsig te vorm van al hulle kontraktuele verpligtinge en verantwoordelikhede om sodoende meer effektief te beplan en risikos te beoordeel.

Een van die grootste voordele van ‘n geoutomatiseerde kontrakbestuurstelsel is die bystand wat dit kan verleen met die administrasie van die kontrak. Hierdie stelsels kan gebruik word om alle kontraktuele dokumentasie te stoor en om ‘n duidelik ouditspoor te skep deur die hele lewensiklus van die kontrak. Die stelsels kan ook ‘n kopie van die kontrak stoor en sodoende toegang verskaf aan verskeie partye wat betrokke moet wees met die bestuur van die kontrak en tred hou van belangrike datums en mylpale en outomaties partye herinner van opkomende datums.

Ter opsomming:

Ongeag of jou organisasie ‘n papiergebaseerde stelsel of gesofistikeerde inligtingstelsel gebruik, die kritiese element vir alle kontrakbestuurstelsels is die allokering van verantwoordelikheid aan een of meer individue. Elke kontrak moet ‘n eienaar hê wat verantwoordelikheid aanvaar en bestuur kan inlig van gebeurlikhede wat verband hou met die kontrak. Sonder die allokering van verantwoordelikheid sal selfs die beste kontrakbestuurstelsels slegs beperkte waarde hê.

Of jou proses dus gesofistikeerd of basies is, maak seker dat die kern verantwoordelikhede soos hierbo bespreek geïmplementeer word en dat die bestuur van kontrakte die nodige aandag in jou organisasie ontvang. Bespreek met jou prokureur of kontrak spesialis moontlike maniere hoe jy jou bestaande sisteem kan vebeter en bestuurstelsels en protokolle kan implementeer wat jou in staat sal stel om op hoogte te bly van jou kontrakte se bepalings.